Як спланувати та здійснити офісний переїзд без стресу?

Зміна офісного приміщення — це завжди стрес для бізнесу. Згідно з дослідженнями, понад 60% фірм недооцінюють складність майбутнього офісного переїзду. Багато компаній стикаються з порушенням бізнес-процесів, втратою даних, простоєм у роботі співробітників.

З чого почати переміщення офісу в нову будівлю?

Планування переїзду — це перший необхідний крок, що включає такі важливі етапи:

1. Оповіщення контрагентів і клієнтів. Завчасно попередьте всіх партнерів і корпоративних замовників про майбутню зміну фізичної адреси компанії. Краще це зробити офіційним листом за 1-2 місяці до переїзду. Вкажіть у листі конкретну дату офісного переміщення, нові контакти та реквізити компанії.
2. Організація тимчасового зберігання документів. Розділіть документацію на дві категорії: документи, що часто використовуються, та архів. Орендуйте складське приміщення або скористайтеся послугами сервісів зберігання цінних паперів.
3. Планування перевезення меблів і техніки. Складіть докладні списки всього обладнання із зазначенням габаритів, ваги, інших особливостей. Розрахуйте, як його краще транспортувати та розмістити в новому офісі згідно з плануванням.
4. Оформлення дозвільної документації. Будуть потрібні договір оренди нового приміщення, акти приймання-передачі, технічні умови на підключення комунікацій, дозвіл від пожежної охорони.

Порада! При правильному підході переїзд офісу можна перетворити на нові можливості для компанії. Щоб уникнути фінансових ризиків та інших проблем, краще заздалегідь спланувати всі етапи майбутнього заходу і замовити відповідний для офісного переїзду транспорт з вантажниками, наприклад, тут inka-trans.ua/ofisnyi-pereyizd-kyiv.

Як організувати трансфер компанії з усім майном?

Безпосередньо переїзд — ключовий етап, що вимагає злагодженості та чіткого дотримання заздалегідь наміченого плану. Цей процес включає такі нюанси:

• Демонтаж обладнання та меблів у старому офісі. Грамотно відключіть оргтехніку від ліній електропостачання, демонтуйте меблі, розсортуйте майно за категоріями для оптимального завантаження транспорту.
• Безпосереднє транспортування всіх речей. Буде потрібен відповідний автотранспорт і вантажники. Не намагайтеся заощадити на переїзді, ризикуючи пошкодити дорогу офісну техніку і меблі.
• Монтаж, розміщення обладнання та меблів у новому приміщенні. Усе має суворо відповідати заздалегідь розробленому плану зонування простору і розміщення меблів/оргтехніки для якнайшвидшого введення офісу в експлуатацію.
• Завершальною стадією є вивезення сміття, пакувальних матеріалів. Наведіть у новому офісі ідеальний порядок для комфортного початку роботи співробітників.